KI-Automatisierung

KI-Automatisierung im Unternehmen: Welche Aufgaben eignen sich wirklich?

Tobias Werner, Funktioniert Einfach

8. Oktober 2026 · 8 Min. Lesezeit

1. Beschreiben Sie zuerst die Aufgabe

„Wir möchten KI einsetzen“ ist noch keine ausreichende Projektbeschreibung. Hilfreicher ist eine konkrete Alltagssituation:

„Wir erhalten Anfragen zu verschiedenen Leistungen. Die Informationen sollen in einer einheitlichen Übersicht vorliegen, damit wir sie schneller prüfen und beantworten können.“

Damit sind eine Aufgabe und ein gewünschtes Ergebnis erkennbar. Ergänzen Sie:

• Auslöser: Wodurch beginnt der Ablauf?
• Eingaben: Welche Informationen liegen vor?
• Arbeitsschritte: Was wird heute von wem erledigt?
• Ergebnis: Woran erkennen Sie, dass die Aufgabe richtig bearbeitet wurde?
• Ausnahmen: Welche Fälle brauchen zusätzliche Klärung?

Beobachten Sie einige tatsächliche Vorgänge und notieren Sie den Ablauf. Dabei kann sich zeigen, dass zunächst eine einheitliche Vorlage oder klarere Zuständigkeit hilft. Diese Vorarbeit schafft zugleich eine bessere Grundlage für spätere Automatisierung.

2. Wann genügen feste Regeln, wann kann KI helfen?

Für eine klar definierte Zuordnung kann eine feste Regel ausreichen. Wählt jemand im Formular „Wartung“, wird die Anfrage beispielsweise an die zuständige Person weitergeleitet. Auch eine Erinnerung bei einem festgelegten Datum lässt sich regelbasiert auslösen.

KI kommt eher infrage, wenn Informationen in wechselnder Form vorliegen. Eine Nachricht kann denselben Bedarf mit sehr unterschiedlichen Worten beschreiben. Eine KI kann daraus eine Kategorie, eine Zusammenfassung oder einen Antwortentwurf vorschlagen. Ob sie das zuverlässig genug schafft, muss am konkreten Material geprüft werden.

Beides lässt sich verbinden: Ein Formular startet einen Ablauf, KI bereitet den Inhalt auf und eine feste Regel legt fest, wer das Ergebnis prüfen soll.

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Ein sinnvolles Projekt kann deshalb aus mehreren kleinen Bausteinen bestehen. Jeder Baustein übernimmt eine klar beschriebene Aufgabe.

3. Nutzen Sie diese Entscheidungsmatrix

Wählen Sie zunächst zwei oder drei Aufgaben aus Ihrem Unternehmen. Gehen Sie für jede Aufgabe die folgenden Fragen durch.

Die Matrix ist eine praktische Auswahlhilfe und kein standardisiertes Prüfverfahren. Besonders sensible Daten oder schwerwiegende Fehlerfolgen lassen sich durch Zeitersparnis nicht ausgleichen. Solche Punkte brauchen eine eigene Bewertung.

Ein geeigneter erster Test ist eine Aufgabe, deren Nutzen erkennbar ist und deren Ergebnis Sie verlässlich beurteilen können.

4. Drei mögliche Anwendungen im Unternehmensalltag

Die folgenden Beispiele beschreiben mögliche Abläufe. Sie sind keine Kundenreferenzen und keine Zusage, dass jedes eingesetzte Programm diese Funktionen bereits unterstützt.

Möglicher Ablauf: Anfragen für die Bearbeitung vorbereiten

Eine neue Anfrage wird zusammengefasst. Vorhandene Angaben wie gewünschte Leistung, Ort und Zeitraum werden in eine feste Übersicht übernommen. Fehlende Informationen bleiben als „nicht angegeben“ erkennbar.

Die zuständige Person prüft Originalnachricht und Zusammenfassung. Anschließend entscheidet sie über die Antwort. So lässt sich zunächst die Vorbereitung vereinheitlichen, während die Entscheidung beim Unternehmen bleibt.

Für den Test eignen sich auch unvollständige oder mehrdeutige Nachrichten. Gerade daran erkennen Sie, ob der Ablauf mit typischen Alltagssituationen zurechtkommt.

Möglicher Ablauf: Einen Antwort- oder Angebotsentwurf erstellen

Aus einer Anfrage und freigegebenen Leistungsinformationen kann ein Entwurf entstehen. Die verantwortliche Person ergänzt oder bestätigt Umfang, Konditionen und Termine vor dem Versand.

Legen Sie fest, welche Angaben ausschließlich aus verbindlichen Quellen übernommen werden dürfen. Fehlt beispielsweise eine notwendige Preisangabe, braucht der Vorgang eine Rückfrage oder manuelle Ergänzung.

Der Nutzen hängt davon ab, wie viel Vorbereitung tatsächlich entfällt und wie aufwendig die anschließende Prüfung ist.

Möglicher Ablauf: Informationen für interne Fragen auffinden

Mitarbeitende suchen nach einer Arbeitsanweisung, einer Produktinformation oder dem richtigen Ansprechpartner. Eine KI-gestützte Suche kann passende Stellen aus einer freigegebenen Wissenssammlung zusammenstellen.

Dazu gehören nachvollziehbare Quellen, aktuelle Dokumente und passende Zugriffsrechte. Wer eine Datei nicht lesen darf, sollte deren Inhalte auch nicht über eine Zusammenfassung erhalten.

Für den Anfang können Sie eine kleine, gepflegte Sammlung verwenden und mit wiederkehrenden internen Fragen testen.

5. Berechnen Sie die Zeitersparnis nach Kontrolle und Nacharbeit

Eine schnelle Textausgabe sagt wenig darüber aus, wie viel Arbeit der gesamte Ablauf spart. Berücksichtigen Sie deshalb alle regelmäßig anfallenden Schritte.

Mögliche Zeitersparnis = bisheriger Aufwand minus verbleibende Bearbeitung, Kontrolle, Nacharbeit und laufende Pflege.

Ein ausdrücklich hypothetisches Beispiel

Ein Unternehmen bearbeitet im Beispiel 120 vergleichbare Vorgänge pro Monat. Die betrachtete Vorbereitung dauert bisher durchschnittlich vier Minuten pro Vorgang. Ein getesteter Ablauf würde diese Vorbereitung verkürzen, aber weiterhin eine Prüfung benötigen.

Die folgenden Werte sind frei gewählte Annahmen. Sie sind kein gemessenes Kundenergebnis und keine Prognose für Ihr Unternehmen.

Einrichtung, Schulung und spätere größere Anpassungen sind in dieser Monatsrechnung noch nicht berücksichtigt. Auch laufende Softwarekosten und die Qualität der Ergebnisse gehören zur Gesamtbewertung.

Das Ergebnis hängt stark von den Annahmen ab: Würde die verbleibende Bearbeitung durchschnittlich 3,5 Minuten je Vorgang dauern, wären zusammen mit Nacharbeit und Pflege wieder 480 Minuten erreicht. In diesem Fall entstünde in der betrachteten Aufgabe keine Zeitersparnis.

Messen Sie deshalb im Test den gesamten Ablauf. Frei werdende Zeit ist außerdem zunächst zusätzliche Kapazität. Ob daraus weniger Kosten oder mehr Umsatz entstehen, hängt davon ab, wie Sie diese Kapazität nutzen.

6. Vereinbaren Sie, was geprüft werden muss

Generative KI kann überzeugend formulierte, aber falsche Angaben erzeugen. Das NIST beschreibt dieses Risiko in seinem Profil zu generativer KI ausdrücklich. [1]

Legen Sie deshalb vor dem Test fest, wie Ergebnisse kontrolliert werden. Bei einer Zusammenfassung können Sie beispielsweise prüfen, ob wichtige Informationen vollständig übernommen wurden, Zahlen stimmen und nichts ergänzt wurde, was in der Quelle fehlt.

Weitere praktische Fragen:

• Welche Daten sind für den Zweck freigegeben und tatsächlich erforderlich?
• Wer darf die Ausgangsdaten und Ergebnisse sehen?
• Welche Aktionen darf der Ablauf selbst ausführen?
• Wann wird ein Vorgang zur manuellen Bearbeitung weitergegeben?
• Wie erkennen Sie einen Fehler und halten den Ablauf bei Bedarf an?

Für einen ersten Test können künstliche Beispieldaten genügen. Vor dem Einsatz echter Kunden- oder Beschäftigtendaten müssen die vorgesehenen Dienste, Zugriffe und geltenden Anforderungen zum Anwendungsfall passen.

Texte in eingehenden Dokumenten oder Nachrichten dürfen keine Berechtigungen und Freigaberegeln des Ablaufs verändern. Auch fehlende Informationen sollten sichtbar bleiben.

NIST behandelt Risikomanagement als fortlaufende Aufgabe, die den konkreten Einsatz und die Bewertung des Systems einbezieht. Das Rahmenwerk ist eine freiwillige Orientierung. [2] Für Ihr Projekt bedeutet das praktisch: Zuständigkeiten, Prüfungen und der Umgang mit Änderungen gehören zum Betrieb dazu.

7. So beginnen Sie mit einem überschaubaren Pilotprojekt

Wählen Sie einen konkreten Ausschnitt. Beispielsweise die Vorbereitung eingehender Anfragen zu einer bestimmten Leistung. Begrenzen Sie zunächst Eingaben, Aufgabe und gewünschtes Ergebnis.

Halten Sie den heutigen Aufwand fest. Wie lange dauert die Bearbeitung? Welche Rückfragen und Fehler treten auf? Beziehen Sie die Menschen ein, die den Ablauf täglich nutzen.

Vereinbaren Sie Erfolgskriterien. Dazu können kürzere Bearbeitungszeit, vollständigere Angaben oder weniger manuelle Übertragungen gehören. Beschreiben Sie auch, welche Fehler im Test nicht akzeptabel sind.

Testen Sie verschiedene Fälle. Verwenden Sie typische Anfragen sowie unvollständige, widersprüchliche und ungewöhnliche Eingaben. Halten Sie fest, was funktioniert und wo nachgearbeitet werden muss.

Prüfen Sie das Ergebnis gemeinsam. Vergleichen Sie Qualität und Gesamtaufwand mit dem bisherigen Ablauf. Entscheiden Sie anschließend, ob der Prozess angepasst, erweitert oder vorerst anders gelöst wird.

Auch nach einem erfolgreichen Test sollte eine Person verantwortlich bleiben. Ändern sich Vorlagen, Leistungen, Programme oder Datenquellen, kann eine erneute Prüfung nötig werden.

Welche Aufgabe würden Sie gern einfacher erledigen?

Denken Sie an einen Ablauf, der im Tagesgeschäft regelmäßig Zeit bindet. Vielleicht übertragen Sie Informationen mehrfach, beantworten ähnliche Fragen oder bereiten immer wieder dieselben Unterlagen vor.

Beschreiben Sie kurz, wie der Ablauf heute funktioniert, welche Programme beteiligt sind und was Sie gern verbessern möchten. Sie müssen dafür noch keine Software auswählen.

Bei Funktioniert Einfach klären wir gemeinsam, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen, wo KI helfen kann und wie ein passender Einstieg aussieht.