KI-Automatisierung

Ich habe mein eigenes CRM mit Base44 erstellt – so bauen Sie Ihres

Tobias Werner, Funktioniert Einfach

12. Oktober 2026 · 16 Min. Lesezeit

1. Was ein eigenes CRM im Arbeitsalltag leisten soll

Stellen Sie sich einen Handwerksbetrieb vor. Eine Anfrage kommt per Website, eine weitere telefonisch. Ein Interessent möchte erst nächsten Monat sprechen. Bei einem anderen fehlt noch eine Angabe für das Angebot. Wenn diese Informationen an verschiedenen Stellen liegen, hängt die Übersicht davon ab, dass sich jemand an alles erinnert.

Ein sinnvoll aufgebautes CRM macht daraus bearbeitbare Vorgänge. Zu jedem Interessenten stehen Ansprechpartner, bisherige Gespräche, offene Aufgaben und vereinbarte Termine bereit. Eine Tagesübersicht zeigt, wo Sie heute tätig werden müssen.

Für meine Arbeit ist dabei besonders wichtig, Interesse und Auftrag auseinanderzuhalten. Wenn jemand einen Website-Entwurf sehen möchte, hat er noch keine Website bestellt. Ein versendeter Bestelllink ist ebenfalls keine Bestellung. Und eine Rechnung ist noch kein Zahlungseingang. Diese Unterschiede gehören in die Anwendung, damit der nächste Schritt zum tatsächlichen Stand passt.

Beginnen Sie deshalb mit drei Fragen:

• Welche Informationen suche ich im Tagesgeschäft immer wieder?
• An welcher Stelle bleiben Kontakte oder Aufgaben liegen?
• Woran erkenne ich eindeutig, dass ein Vorgang weitergehen darf?

Die Antworten bestimmen Ihre erste CRM-Version.

2. Wann sich ein selbst erstelltes CRM anbietet

Ein eigenes CRM ist besonders interessant, wenn Sie einen überschaubaren, wiederkehrenden Ablauf haben und die Oberfläche genau dazu passen soll. Das kann die Angebotsverfolgung eines Handwerkers, der Vertrieb einer Agentur oder die Bearbeitung von Anfragen eines Dienstleisters sein.

Es bringt allerdings auch Verantwortung mit sich: Jemand muss Datenfelder, Berechtigungen, Änderungen und Fehler im Blick behalten. Wer bereits eine passende Standardlösung nutzt, sollte zuerst prüfen, ob eine bessere Einrichtung dieser Lösung ausreicht.

Mein Vorschlag für den Einstieg: Bauen Sie zuerst einen Ablauf, den Sie selbst täglich verwenden. Daran erkennen Sie schneller, welche Funktionen tatsächlich fehlen.

3. Was Base44 übernimmt und was Sie festlegen müssen

Base44 erstellt Anwendungen anhand von Beschreibungen in natürlicher Sprache. Zum Baukasten gehören unter anderem Oberfläche, Datenhaltung, Benutzerverwaltung und Hosting. Sie können die erste Version über den KI-Chat weiterentwickeln. [1]

Damit können auch Menschen ohne klassische Entwicklungserfahrung einen Prototyp aufbauen. Ein brauchbares Ergebnis braucht trotzdem genaue Anforderungen: Welche Daten gehören zusammen? Wer darf sie sehen? Was passiert bei einer unvollständigen Eingabe? Was soll die Anwendung bei einem Fehler anzeigen?

Ein Prompt wie „Baue mir ein modernes CRM“ lässt diese Fragen offen. Besser ist eine konkrete Beschreibung der Arbeit, die Sie damit erledigen wollen.

Prüfen Sie vorab außerdem die Funktionen und Grenzen Ihres aktuellen Tarifs. Base44 unterscheidet Credits für die Entwicklung per KI-Chat und Credits für bestimmte Funktionen im laufenden Betrieb. Damit sind Bauaufwand und Nutzungskosten getrennte Kostenbestandteile. [8]

4. Planen Sie den Ablauf vor der Oberfläche

Schreiben Sie einen typischen Vorgang zunächst in Alltagssprache auf. Für einen einfachen Vertrieb könnte er so aussehen:

1. Eine Anfrage oder ein recherchierter Kontakt wird angelegt.
2. Die zuständige Person prüft den Bedarf.
3. Das Gespräch wird dokumentiert.
4. Ein konkreter nächster Schritt wird vereinbart.
5. Bei passendem Bedarf entsteht eine Verkaufschance.
6. Ein Angebot wird erstellt und nachverfolgt.
7. Bei Annahme wird der Auftrag an die Umsetzung übergeben.

Für jeden Schritt brauchen Sie einen Auslöser und ein erkennbares Ergebnis. „Ich habe eine E-Mail vorbereitet“ und „Die E-Mail wurde erfolgreich versendet“ sind zum Beispiel zwei unterschiedliche Zustände.

Legen Sie auch Ausnahmen fest. Ein Kontakt kann nicht erreichbar sein. Ein Interessent kann später wiederkommen wollen. Eine Firma kann mehrere Ansprechpartner haben. Ein Kunde kann gleichzeitig ein laufendes Projekt und eine neue Anfrage haben.

Wenn Sie diese Fälle früh berücksichtigen, vermeiden Sie, dass ein einziges Statusfeld sämtliche Informationen tragen muss.

5. Bauen Sie ein verständliches Datenmodell

Ein Datenmodell legt fest, welche Arten von Informationen die Anwendung speichert und wie diese zusammenhängen. Für die erste Version empfehle ich fünf Bereiche.

Ergänzen Sie technische Kennungen, damit die Beziehungen stabil bleiben. Der Firmenname allein eignet sich dafür nicht: Er kann sich ändern oder mehrfach vorkommen.

Bei Kontakten aus Listen sind Herkunft und Prüfdatum hilfreich. Kontaktwünsche und Sperren gehören in eigene Felder. Das Speichern einer E-Mail-Adresse bedeutet nicht automatisch, dass Sie an diese Adresse beliebige Werbung senden dürfen. Lassen Sie deshalb die für Ihren Vertriebsweg geltenden Kontaktregeln gesondert prüfen; das CRM soll die daraus folgenden Freigaben und Sperren abbilden.

Für Angebotswerte empfehle ich getrennte Felder für einmalige und wiederkehrende Nettobeträge sowie einen eigenen Steuerbezug. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, was ein Projekt und was eine laufende Leistung ist. Ein erwarteter Angebotswert darf in der Auswertung nicht als bereits erzielter Umsatz erscheinen.

Beispiel für eine Kontakthistorie

Ein fiktiver Eintrag könnte lauten:

Dieser Eintrag hält fest, was tatsächlich besprochen wurde. Erstellung, Versand und Bestellung bleiben separate Vorgänge.

6. Erstellen Sie die erste Version mit einem klaren Prompt

Legen Sie eine neue App an und beschreiben Sie zunächst die Grundversion. Nutzen Sie fiktive Testdaten, bis Rechte und Abläufe geprüft sind. Der folgende Prompt ist ein Ausgangspunkt; ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

Erstelle ein internes CRM für [Unternehmen] zur Bearbeitung von [Anfragen und Angeboten]. Sprache: Deutsch. Datumsanzeige: deutsch. Zeitzone: Europe/Berlin.

Ziel: Ich möchte Kontakte pflegen, Gespräche nachvollziehen und jeden Tag die fälligen nächsten Schritte sehen.

Baue diese Datenbereiche:
1. Unternehmen mit Name, Website, Branche, Ort, Datenquelle, Prüfdatum und zuständiger Person.
2. Ansprechpartner mit Unternehmenszuordnung, Name, Funktion, Telefon und E-Mail.
3. Verkaufschancen mit Unternehmen, Hauptkontakt, Anliegen, Phase, einmaligem Nettowert und optionalem wiederkehrendem Nettowert.
4. Aktivitäten mit Typ, tatsächlichem Zeitpunkt, Inhalt, Ergebnis, Ersteller und Zuordnung zum Vorgang.
5. Aufgaben mit Titel, Fälligkeit, zuständiger Person, Status und Vorgangszuordnung.

Nutze stabile IDs für Verknüpfungen. Eine Firma kann mehrere Ansprechpartner und mehrere Verkaufschancen haben. Führe Stammdaten nicht mehrfach unabhängig voneinander.

Baue ein Dashboard für heute fällige und überfällige Aufgaben, eine filterbare Firmenliste, eine Kontaktdetailseite mit Historie, eine Vertriebspipeline und eine Aufgabenansicht. Zeige fehlende nächste Schritte an.

Phasen der Verkaufschance: Neu, Bedarf geklärt, Angebot in Vorbereitung, Angebot versendet, Entscheidung offen, Gewonnen, Verloren. Speichere einen vereinbarten Rückruf als Aufgabe und nicht als neue Verkaufsphase.

Zugriff nur für eingeladene interne Nutzer. Fachrollen: Administration und Vertrieb. Vertrieb darf nur ausdrücklich zugewiesene Unternehmen und deren zugehörige Datensätze sehen und bearbeiten. Administration verwaltet Zuordnungen. Setze Datenberechtigungen serverseitig durch. Nutzer dürfen ihre Rolle oder Zuständigkeit nicht eigenständig erweitern.

Lege Kontaktverbote und vorgangsbezogene Versandzustimmungen getrennt an. Löse noch keine echten E-Mails, Rechnungen oder externen Integrationen aus.

Kennzeichne Beispieldaten deutlich als Testdaten. Zeige verständliche Lade-, Leer- und Fehlerzustände. Eine erfolgreiche Speicherung darf erst nach bestätigter Speicherung angezeigt werden.

Baue die Grundversion und nenne anschließend die angelegten Datenbereiche, Berechtigungen und noch offenen Punkte. Behaupte keine Tests, die nicht durchgeführt wurden.

Schauen Sie sich danach zuerst die Daten und Verknüpfungen an. Eine ansprechende Startseite hilft wenig, wenn Aktivitäten beim falschen Unternehmen landen.

Base44 bietet für App-Daten Tabellenansichten sowie Import- und Exportmöglichkeiten. Dort können Sie kontrollieren, was tatsächlich gespeichert wurde. [2]

Öffnen Sie dazu im App-Editor das Dashboard, wählen Sie „Data“ und anschließend die gewünschte Tabelle. Kontrollieren Sie mit einem Testunternehmen, ob Ansprechpartner, Aktivität und Aufgabe jeweils auf den richtigen Vorgang verweisen. Die Datenberechtigungen finden Sie bei der jeweiligen Tabelle unter „Permissions“. [2] [4]

7. Gestalten Sie das CRM für die tägliche Arbeit

Die wichtigste Ansicht ist für mich diejenige, mit der ich den Arbeitstag beginne. Sie sollte fällige Rückrufe, offene Angebote und Vorgänge ohne nächsten Schritt sichtbar machen.

Auf einer Kontaktdetailseite sollten Telefonnummer, letzter Gesprächsstand und nächste Aufgabe schnell erreichbar sein. Längere Informationen können darunter stehen. Beim Telefonieren ist eine klare Arbeitsansicht hilfreicher als eine Seite voller Kennzahlen.

Sinnvolle Filter sind beispielsweise zuständige Person, Branche, Region, Verkaufsphase und nächste Fälligkeit. Bei größeren Listen brauchen Sie eine seitenweise Darstellung oder eine andere kontrollierte Ladestrategie, damit nicht jeder Seitenaufruf sämtliche Kontakte lädt.

Prüfen Sie auch die Nutzung am Handy. Telefonnummern sollten antippbar sein. Aufgaben müssen sich ohne seitliches Suchen bearbeiten lassen. Fehlende Eingaben sollten direkt am betroffenen Feld erklärt werden.

Ein Gesprächsassistent als mögliche Erweiterung

Ein CRM kann während des Gesprächs einen passenden Leitfaden zeigen. Bei Funktioniert Einfach spielt die Unterscheidung zwischen Erstkontakt und Folgegespräch eine wichtige Rolle.

Eine solche Erweiterung kann den aktuellen Gesprächsschritt anzeigen, Antworten erfassen und daraus eine Aufgabe vorbereiten. „Keine Zeit“ sollte dabei zunächst einen passenden Rückruf ermöglichen. Eine klare Absage sollte den Vorgang entsprechend beenden.

Lassen Sie Gesprächsergebnisse vor dem Speichern bestätigen. Ein angeklickter Leitfaden-Button darf nicht nebenbei eine Bestellung, eine Rechnung oder einen angeblichen Mailversand erzeugen.

8. Importieren Sie vorhandene Kontakte kontrolliert

Beginnen Sie mit einer kleinen, repräsentativen Testdatei. Sie sollte auch schwierige Fälle enthalten: fehlende Telefonnummern, Umlaute, mehrere Ansprechpartner einer Firma und mögliche Dubletten.

Prüfen Sie zunächst die Zuordnung der Spalten. Eine Postleitzahl ist beispielsweise Text und kann eine führende Null enthalten. Eine Telefonnummer sollte beim Import nicht in eine ungeeignete Zahlendarstellung umgewandelt werden.

Gleiche Firmennamen oder E-Mail-Adressen sind Hinweise auf mögliche Dubletten, aber kein ausreichender Grund, Datensätze automatisch zusammenzuführen. Filialen können ähnlich heißen; mehrere Personen können eine allgemeine Firmenadresse verwenden.

Ergänze einen kontrollierten Kontaktimport mit Vorschau und Spaltenzuordnung. Bestehende Daten bleiben erhalten.

Zeige vor der Übernahme: neue Unternehmen, neue Ansprechpartner, mögliche Dubletten und unvollständige Zeilen. Telefonnummern und Postleitzahlen bleiben Text. Leere Importfelder überschreiben keine bestehenden Werte.

Führe Unternehmen oder Kontakte bei Mehrdeutigkeiten nicht automatisch zusammen. Biete eine manuelle Zuordnung mit nachvollziehbarer Vorschau an. Jeder Import erhält eine Kennung und ein Ergebnisprotokoll.

Verhindere, dass ein wiederholter Import derselben Datei ungeprüft neue Dubletten erzeugt. Teste zuerst mit fiktiven Datensätzen und zeige die tatsächlich gespeicherten Beziehungen.

Importieren Sie anschließend in überschaubaren Abschnitten. So können Sie Probleme früh erkennen und korrigieren, bevor sie die gesamte Datenbasis betreffen.

9. Automatisieren Sie zuerst einfache nächste Schritte

Die erste nützliche Automatisierung muss keine KI verwenden. Häufig reichen nachvollziehbare Regeln: Wenn ein Rückruf vereinbart wurde, entsteht eine Aufgabe. Wenn ein Angebot versendet wurde, wird eine Wiedervorlage vorbereitet. Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, werden nicht mehr benötigte Erinnerungen beendet.

Base44 unterstützt zeit- und ereignisgesteuerte Backend-Automatisierungen. Die konkrete Regel und ihre Fehlerbehandlung müssen Sie für Ihre Anwendung einrichten. [5]

Jede Automatisierung braucht eine Regel für Wiederholungen. Wenn ein Ereignis zweimal ankommt, soll daraus nicht versehentlich dieselbe Aufgabe zweimal entstehen.

Ergänze die Automatisierung für vereinbarte Rückrufe. Erzeuge genau eine Aufgabe je bestätigtem Rückrufereignis. Speichere die verarbeitete Ereigniskennung, damit eine Wiederholung keine zweite Aufgabe anlegt.

Wird der Termin geändert, aktualisiere die zugehörige offene Aufgabe nachvollziehbar. Wird der Rückruf aufgehoben, beende diese Aufgabe. Prüfe aktuelle Berechtigungen und Kontaktsperren vor der Ausführung.

Zeige fehlgeschlagene Läufe intern mit verständlichem Fehler und Wiederholungsmöglichkeit. Markiere eine Aktion nur nach bestätigtem Ergebnis als erfolgreich. Löse keine echten Nachrichten während der Tests aus.

10. So wächst das CRM zum verbundenen Prozess

Wenn die Grundversion zuverlässig arbeitet, können weitere Systeme angebunden werden. Base44 dokumentiert dafür unter anderem Connectors und geschützte API-Aufrufe über Backend-Funktionen. Ob ein bestimmter Dienst direkt verfügbar ist, müssen Sie im aktuellen Angebot prüfen. [6]

Für Funktioniert Einfach ist die Verbindung zwischen Website, CRM, Rechnungssoftware und Onboarding ein wichtiger Ausbauweg. Die Zuständigkeiten sollten dabei eindeutig bleiben:

Eine geplante Anbindung an Lexware Office wird beispielsweise erst dann zu einem funktionierenden Rechnungsprozess, wenn Schnittstelle, Berechtigungen, Datenzuordnung und Fehlerfälle eingerichtet und geprüft sind. Solange das offen ist, kann das CRM eine klar benannte manuelle Aufgabe führen.

Persönliche Bestelllinks sollten serverseitig geprüft werden. Preise stammen aus dem freigegebenen Angebot, nicht aus frei veränderbaren Browserangaben. Ein Doppelklick darf keine doppelte Bestellung oder Rechnung erzeugen. Eine unklare Firmenzuordnung muss vor der Rechnungserstellung geklärt werden.

Diese Regeln sind anspruchsvoller als eine einfache Kontaktliste. Bauen Sie sie als abgegrenzte Erweiterungen, nachdem das Grundsystem funktioniert.

11. Prüfen Sie Zugriffe und den Umgang mit Kundendaten

Eine Login-Seite allein regelt noch nicht, welche Datensätze jemand lesen darf. Base44 unterscheidet den Zugang zur App und die Berechtigungen auf ihre Daten. Beides muss zur Anwendung passen. [3] [4]

Prüfen Sie die folgende Berechtigungsidee mit getrennten Konten: Ein Vertriebsnutzer sieht zugewiesene Unternehmen einschließlich zugehöriger Kontakte und Aktivitäten. Eine Person ohne Zuordnung kann diese Daten auch über einen direkten Aufruf nicht abrufen. Die Administration darf Zuordnungen verwalten.

Zuständigkeiten müssen auch für Exporte, Suchergebnisse, Statistiken und Backend-Funktionen gelten. Ein ausgeblendeter Button genügt dafür nicht. API-Schlüssel gehören in eine geschützte serverseitige Konfiguration und nicht in öffentlich ausgelieferten Code. [6]

Prüfen Sie vor echten Kundendaten Vertragsbedingungen, Speicherregion, Löschregeln und Datennutzung. Laut Base44-Dokumentation sind Enterprise-Workspaces vom KI-Modelltraining ausgenommen; Daten anderer Tarife können dafür genutzt werden. Eine gewählte Speicherregion legt außerdem nicht sämtliche Verarbeitungsorte fest. [7]

Planen Sie regelmäßige Datenexporte und prüfen Sie, wie eine Wiederherstellung funktionieren würde. Eine CSV-Liste ist noch keine vollständige Sicherung der Anwendung, ihrer Dateien und Berechtigungen.

12. Testen Sie einen vollständigen Vorgang

Legen Sie ein fiktives Unternehmen und zwei interne Testnutzer an. Gehen Sie einen Vorgang vom ersten Kontakt bis zum Abschluss durch. Prüfen Sie nach wichtigen Aktionen auch den gespeicherten Datensatz.

Nutzen Sie zusätzlich den Base44-Sicherheitsscan. Er kann auf bestimmte Konfigurations- und Codeprobleme hinweisen. Ihre fachlichen Abläufe und die konkreten Berechtigungsfälle sollten Sie zusätzlich selbst prüfen. [9]

Starten Sie anschließend mit wenigen echten Vorgängen und beobachten Sie den Alltag: Wo fehlen Angaben? Welche Aufgaben werden übersehen? Welche Eingabe kostet unnötig Zeit? Diese Rückmeldungen bestimmen die nächste Verbesserung.

13. So beurteilen Sie Aufwand und Nutzen

Zum Aufwand gehören die Einrichtung, der passende Tarif, mögliche Schnittstellenkosten und die laufende Betreuung. Ein eigener Bau ist deshalb nicht automatisch günstiger als jede Standardsoftware. Entscheidend ist, wie gut das Ergebnis zu Ihrer Arbeit passt.

Messen Sie vor dem Start beispielsweise eine Woche lang, wie viel Zeit Sie für die Suche nach Kontaktdaten und die Vorbereitung der nächsten Schritte benötigen. Vergleichen Sie dieselben Tätigkeiten nach der Einführung.

Ein ausdrücklich hypothetisches Rechenbeispiel: Wenn eine Person an 20 Arbeitstagen täglich 15 Minuten weniger Verwaltungsaufwand hat, sind das fünf Stunden im Monat. Bei einem intern angesetzten Zeitwert von 50 Euro pro Stunde entsprechen sie rechnerisch 250 Euro verfügbarer Arbeitszeit. Das ist keine garantierte Kostenersparnis und kein gemessenes Ergebnis von Funktioniert Einfach.

Zusätzlich können Sie beobachten, wie viele offene Vorgänge ohne nächsten Schritt existieren, wie oft Wiedervorlagen überfällig sind und wie vollständig Gesprächsnotizen gepflegt werden. Das zeigt, ob die Anwendung tatsächlich genutzt wird.

14. Häufige Fragen zum eigenen CRM mit Base44

Kann ich ein CRM ohne Programmierkenntnisse erstellen?

Sie können mit Beschreibungen in natürlicher Sprache eine erste Anwendung aufbauen. Für einen produktiven Betrieb müssen Datenbeziehungen, Rechte und Fehlerfälle trotzdem verstanden und geprüft werden. Bei komplexen Schnittstellen ist technische Unterstützung sinnvoll.

Kann ich meine Excel-Kontakte übernehmen?

Sie können vorhandene Daten für einen Import vorbereiten. Prüfen Sie das im aktuellen Importweg unterstützte Dateiformat; häufig lässt sich eine Tabelle als CSV aufbereiten. Entscheidend sind die Spaltenzuordnung, Dublettenprüfung und korrekte Verknüpfung der Datensätze. [2]

Können mehrere Mitarbeiter mit dem CRM arbeiten?

Eine Anwendung kann für mehrere berechtigte Nutzer eingerichtet werden. Sie müssen festlegen, welche Daten gemeinsam sichtbar sind und welche nur zugewiesene Personen sehen dürfen. Testen Sie die Regeln mit normalen Nutzerkonten. [3] [4]

Kann das CRM automatisch E-Mails oder Rechnungen versenden?

Solche Abläufe lassen sich mit geeigneten Funktionen und Anbindungen umsetzen. Dafür brauchen Sie jeweils die tatsächliche Verbindung, passende Berechtigungen, eine Versandregel und eine nachvollziehbare Fehlerbehandlung. Ein Button allein stellt diese Funktion noch nicht bereit. [6]

Wie lange dauert die Erstellung?

Eine erste Oberfläche und eine belastbare Anwendung sind unterschiedliche Arbeitsergebnisse. Der Umfang hängt von Ihren Daten, Rollen, Schnittstellen und Prüfungen ab. Planen Sie in klaren Etappen: Grundversion, Test, Pilotbetrieb und Erweiterungen.

Gehören mir die Daten und kann ich später wechseln?

Prüfen Sie vor dem Start die aktuellen Vertragsbedingungen sowie die Exportmöglichkeiten für Daten, Dateien und Anwendungscode. Ein Datenexport erleichtert einen Wechsel, ersetzt aber nicht automatisch alle Funktionen einer anderen Plattform. Halten Sie Ihr Datenmodell und Ihre Schnittstellen dokumentiert.

15. Ein CRM für Ihren tatsächlichen Arbeitsablauf

Mit meinem eigenen CRM bei Funktioniert Einfach verfolge ich ein konkretes Ziel: Ich möchte den Stand eines Kontakts verstehen und wissen, was als Nächstes zu tun ist. Genau damit würde ich auch bei Ihrem Unternehmen beginnen.

Ein sinnvoller erster Umfang besteht aus Unternehmen, Ansprechpartnern, Gesprächshistorie und Wiedervorlagen. Sobald diese Grundlage trägt, können Angebotsprozesse, Website-Anfragen und eine Übergabe an das Kundenportal folgen.

Wenn Sie ein eigenes CRM aufbauen möchten, helfen wir Ihnen dabei, Ihren Ablauf zu strukturieren, eine passende Anwendung umzusetzen und die benötigten Verbindungen einzurichten. Grundlage sind Ihre tatsächlichen Arbeitswege und ein gemeinsam abgegrenzter Leistungsumfang.

Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen

Die Angaben zu Base44 beziehen sich auf die am 12. Oktober 2026 abrufbare Dokumentation. Tarife, Bezeichnungen und verfügbare Funktionen können sich ändern. Datenmodell, Prompts und Testfälle in diesem Beitrag sind Umsetzungsvorschläge von Funktioniert Einfach.